テレワークを機会にペーパーレス化を進めました!

導入ノウハウ

弊社RPA事業部では、2020年4月から順次テレワークに切り替わっています。
コロナ第2波の可能性もあり、しばらくは完全テレワークを前提とした勤務形態が継続される予定です。
テレワークを阻害する“紙”を使用した業務のフローを見直したので、弊社事例を含めて、
電子化可能な業務に関してご紹介します。

目次
見積~請求業務
契約業務
その他、紙が必要な業務

見積~請求業務

RPA事業部ではWinActor®、AI-OCR、各種サポートサービスの提供をしています。
以前は、各種帳票(見積書/注文書/注文請書/納品書/検収書/請求書)を紙に印刷して、ハンコで承認をおこなっていました。
テレワークを機に「Excel電子印鑑(フリーソフト)」を導入したことで、承認手続がパソコン上で完結できるようになりました。

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Excel電子印鑑P(https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/excelstamp/

契約業務

お客様との取引開始時には、機密保持契約や基本契約を締結します。
製本をお客様に郵送する必要があり、契約の度に、出社する必要がありました。
「クラウドサイン(電子契約サービス)」を導入したことで、契約手続きがパソコン上で完結できるようになりました。

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クラウドサイン(https://www.cloudsign.jp/

その他、紙が必要な業務

電子化が比較的簡単な書類は、今後削減していく流れになりそうです。
一方で、すぐには電子化が難しい作業は効率化が遅れて困っているというお客様の声を頂くことがあります。

例えば、経費申請にて領収書を添付して提出するといった作業や、銀行対応等です。
また経理関係だけでなく、IT端末の導入が進んでいない現場での記録作業等も依然として紙が使用されています。

そういった業務に対しては、OCR製品の活用が注目を浴びています。
弊社でもお手軽OCRというAI機能を搭載したOCR製品を提供しています。

RPAとの連携によって、紙のデータをシステムに入力するといった業務を自動化することが可能になります。

1)「初期費用なし」「小~中規模な活用に適した料金プラン」が特徴のAI-OCR製品

まとめ

コロナによって、これまで当たり前に実施していた業務を見直す機会になりました。
大きな投資をせずとも、改善できる業務もあることがわかったので、
これを機に積極的に活動していきたいと思います。

ペーパーレス化が進むにつれ、RPAの適用範囲も拡大していくことが予想されます。
もし社内での業務改善に、RPAやAI-OCRの活用を検討される場合は、ご相談ください。

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